Breng met de betrokken afdelingen in kaart in welke bedrijfsprocessen gepaste zorgvuldigheid een rol moet spelen. Waar liggen kansen om gepaste zorgvuldigheid op te nemen of te versterken? Denk bijvoorbeeld aan de Gedragscode, de leveranciersselectie, inkoopprocedures, afspraken rondom betalingstermijnen, enzovoorts. Versterk deze afspraken door gepaste zorgvuldigheid op te nemen.

Binnen de zes stappen van ‘gepaste zorgvuldigheid’ is een risicoanalyse een belangrijk element. De risico’s die met prioriteit moeten worden opgepakt zijn groot in schaal en omvang en zijn onomkeerbaar. Het is belangrijk dat de organisatie een duidelijke visie heeft op het aanpakken van dit soort grote, impactvolle risico’s. Bijvoorbeeld door te kiezen voor certificering, door van leverancier te wisselen of door aan te sluiten op een collectief initiatief om het risico aan te pakken. Module 4 gaat hier verder op in. 

Zorg ervoor dat alle collega’s op de hoogte zijn van wijzigingen in bestaande bedrijfsprocessen en dat ze kennis hebben van de aanpak voor Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dat kan door er aandacht aan te besteden in reguliere communicatie met alle medewerkers, maar ook door betrokken organisatieonderdelen te trainen. Breng ook externe partijen op de hoogte en benadruk de voordelen van het uitsluiten van mensenrechtenschendingen en milieuschade in gezamenlijke ketens.

Bij kleinere organisaties is afstemming tussen afdelingen meestal vanzelfsprekend. Dat helpt erg bij het integreren van gepaste zorgvuldigheid in de organisatie. Als verschillende functies en afdelingen regelmatig overleg voeren kan snel worden ingespeeld op nieuwe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het opkomen van nieuwe risico’s zoals mensenrechtenschendingen in de tomatensector of kinderarbeid in elektronicafabrieken, of aan nieuwe wetgeving waar het bedrijf mee te maken krijgt.

Zorg ervoor dat iedereen die een rol speelt binnen de gepaste zorgvuldigheid cyclus, precies weet wat zij moeten doen, waar zij op worden beoordeeld en met wie zij moeten samenwerken om gepaste zorgvuldigheid goed te implementeren.

Het is belangrijk om bij het opstellen van een gedragscode om ook rekeningen te houden met de belangen van de leveranciers. Een goed voorbeeld om dit in de praktijk te brengen is een buyer-supplier mutual way of conduct ofwel: two-way code of conduct. Dit resulteert in een duurzame relatie met jouw leverancier waar vertrouwen en stabiliteit centraal staan. Een mooi voorbeeld vind je op pagina 30 en 31 van de ‘Guide to buying responsibly’ (ETI).

Om te weten of de genomen maatregelen goed werken is het belangrijk om informatie te verzamelen, het liefst in bestaande informatiesystemen. Het is belangrijk om meetbare doelen te stellen om de voortgang van het IMVO-beleid te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan: % gecertificeerde producten, % door leveranciers ondertekende gedragscodes of het aantal ingediende klachten. Het SMART (specifiek, meetbaar, actiegericht, resultaatgericht en tijdgebonden) formuleren van doelstelling ondersteunt het monitoren van de voortgang. Deze informatie helpt de directie om de voortgang te monitoren en zo tijdig bij te sturen waar nodig.

Toegang tot herstel van schade (in het Engels: access to remedy) is een belangrijk onderdeel van gepaste zorgvuldigheid. Dit betekent dat mensen die slachtoffer zijn geworden van misstanden in de keten, naar de rechter kunnen stappen voor herstel of compensatie. Het is, ook voor MKB-bedrijven, belangrijk om een duidelijke procedure te hebben waar misstanden gemeld kunnen worden (klachtenmechanisme) en na te denken over maatregelen om eventuele schade te vergoeden. Het ‘handbook effective grievance mechanisms’ geeft relevante casestudies, geleerde lessen en praktische aanbevelingen voor effectieve klachtenmechanisme. In module 8 leer je meer over het herstellen en aanpakken van negatieve impact

• Deze vragenlijst (Excel) van de SER, helpt bedrijven in de textielsector inzicht te krijgen in hun due diligence proces.
• Shesupplies heeft een roadmap ontworpen voor bedrijven om te zorgen dat gendergelijkheid een rolspeelt bij het inkoopbeleid van bedrijven. Onderdeel van de roadmap is een selfassessment.

Na deze opdracht heb je de aanknopingspunten voor IMVO in jullie bedrijfsprocessen goed in beeld.