Controleren van voortgang
De volgende stap in het proces van gepaste zorgvuldigheid is het controleren van voortgang. De eerste vraag daarbij is of het eigen beleid wordt opgevolgd. De tweede vraag daarbij is of de gekozen maatregelen de duurzaamheidsrisico’s goed aanpakken.
Naleving eigen beleid
Bij de eerste stap in het proces van gepaste zorgvuldigheid zijn duidelijke afspraken gemaakt en verantwoordelijkheden toegewezen. Bijvoorbeeld over het respecteren van betalingstermijnen, hoe om te gaan met tussentijdse wijzigingen in bestellingen, hoe om te gaan met binnengekomen klachten, en welke vragen te stellen aan leveranciers. Als het goed is, verzamelt het bedrijf ook informatie over het naleven van deze afspraken. Het is van belang om regelmatig te kijken of iedereen zich aan de afspraken houdt. Dat is een verantwoordelijkheid voor het management of de directie.
Effectiviteit eigen beleid
Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken of zakenrelaties de gemaakte afspraken naleven en of ze zich aan de afspraken houden die in de Gedragscode beschreven staan. Dat kan op verschillende manieren. Die manieren worden hieronder verder uitgewerkt.
Prioriteiten stellen
Net als bij het aanpakken van duurzaamheidsrisico’s, kunnen bedrijven niet alle inspanningen tegelijk in de gaten houden. Het is simpelweg niet mogelijk om bijvoorbeeld alle fabrieken te bezoeken of alle leveranciers tegelijkertijd een vragenlijst te laten invullen. Het controleren van de maatregelen voor de grootste duurzaamheidsrisico’s heeft prioriteit.
Mogelijkheden voor monitoring
Er zijn verschillende mogelijkheden voor bedrijven om te onderzoeken of de genomen maatregelen effectief zijn. De belangrijkste informatiebronnen daarvoor zijn leveranciers, publiekelijke databronnen en derde partijen.
In gesprek met leveranciers
De leveranciers zijn een belangrijke bron van informatie over de effectiviteit van de gekozen maatregelen. Maak duurzaamheidsrisico’s een vast onderdeel van de agenda tijdens gesprekken met leveranciers.
Bedrijfsbezoeken
Als de kans zich voor doet, bezoek je leveranciers. Een bedrijfsbezoek is de perfecte mogelijkheid om te observeren onder welke omstandigheden er gewerkt wordt, om de sfeer te proeven en om met werknemers te spreken.
Audits
Vragenlijsten en controles door onafhankelijke instanties kunnen inzicht bieden in de genomen maatregelen om bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden te verbeteren en misstanden te voorkomen. Vraag gerust naar audit-rapporten om te leren hoe een locatie omgaat met bepaalde veiligheidsrisico’s.
Analyse van publieke informatie over aanpak risico’s
In sommige gevallen bestaan er jaarlijkse rapportages door maatschappelijke organisaties over bepaalde duurzaamheidsrisico’s die laten zien welke kant het opgaat in een bepaald land.
Informatie van derde partijen
Lokale experts, maatschappelijke organisaties, vakbonden of wetenschappers kunnen inzicht bieden in de lokale context en de duurzaamheidsrisico’s die in een bepaald gebied al dan niet bestaan.
Sectorvoorbeelden
Voedingsmiddelen: Voortgang monitoren
Tony’s Chocolonely is een chocoladebedrijf dat zich inzet voor 100% slaafvrije chocolade. Moderne slavernij en kinderarbeid is een reëel risico in cacaoketens. Daarom onderneemt het bedrijf verschillende acties om deze risico’s aan te pakken zoals het traceerbaar maken van de cacao, te investeren in de keten door het betalen van een hogere prijs en lange termijncontracten af te sluiten. Daarnaast gebruikt Tony’s Chocolonely het Child Labour Monitoring and Remediation Systeem (CLMRS) om kinderarbeid te identificeren, voorkomen en aan te pakken. Het systeem geeft bedrijven in de cacaosector handvatten om bewustwording te creëren in productielanden. Daarnaast spoort het systeem kinderarbeid op door regelmatig overzoek te doen. Vervolgens biedt het systeem ondersteuning in het aanpakken van kinderarbeid en de opvolging. Op deze manier kan Tony’s Chocolonely monitoren of kinderarbeid toe of afneemt.
Handige hulpmiddelen
- FairWear foundation heeft een lijst met vragen opgesteld om de kwaliteit van audits te beoordelen.
Huiswerk opdracht
Na deze opdracht heb je goed in beeld of jullie IMVO-beleid goed wordt nagevolgd en of het effectief is.
- Breng in kaart welke informatie jullie organisatie verzamelt die iets vertelt over de naleving van het beleid. Denk bijvoorbeeld aan het percentage orders dat op het laatste moment wordt gewijzigd, het percentage facturen dat op tijd wordt betaald of het aandeel gecertificeerde producten in de portfolio.
- Breng in kaart op welke manier de organisatie bijhoudt of duurzaamheidsrisico’s goed worden aangepakt. Denk bijvoorbeeld aan het agenderen van duurzaamheid in gesprekken met leveranciers, het bijhouden van publiekelijke informatie over duurzaamheidsrisico’s of het onderhouden van contact met lokale partijen.